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/ JCSM Shareware Collection 1995 September / JCSM Shareware Collection (September 30th 1995 Author to Vendor Edition) (JCS Distribution).ISO / business / 10360a01.ziv / ZP01.LZH / README.1ST < prev    next >
Text File  |  1994-01-01  |  13KB  |  269 lines
  1. This is a special Shareware version of the ZPAY 3 Payroll Package for
  2. DOS. In order to keep the files on two 360k disks for distribution we
  3. have eliminated the export portion of the program and on disk state
  4. tax files. If you feel that you need the Export function and the state
  5. tax files you can order the full three disk set from us for $15.00
  6. which will be credited towards the full registration price when you
  7. decide to register. Call us and ask for the ZPAY 3 Full Test Drive Set.
  8.  
  9. ZPAY Payroll Systems, Inc. May be reached at:
  10.  
  11. ZPAY Payroll Systems, Inc.
  12. 2526 69th Avenue South
  13. St. Petersburg, FL 33712
  14.  
  15. VOICE:(813) 866-8233
  16. FAX:  (813) 866-8034
  17. Compuserve Type GO ZPAY at any CompuServe ! prompt and select section
  18. 4. Leave your questions to ZPAY or Sysop.
  19. GEnie P.MAYER1
  20. MCI Mail ZPAY
  21.  
  22. Technical Support is located at 1-900-88-HELP-8
  23.  
  24. Free technical support is available on CompuServe in the Office Automation
  25. Forum.  Type GO ZPAY at any CompuServe ! Prompt and select section 4 for
  26. ZPAY assistance. 
  27.  
  28. ***Additions to ZPAY 3 Manual:***
  29.  
  30. ***NEW General Ledger Program Available***
  31.  
  32. We now have a General Ledger program that is interfaced with ZPAY 3.
  33. Contact us for more information and availability.
  34.  
  35. In order to use the General Ledger program you must turn on the History
  36. file in ZPAY 3. The GL program uses this file for obtaining the information
  37. to post in the ledger.  In the Employer set up screen set the following
  38. two items to Y to enable both the History file and the GL interface option.
  39.  
  40.   Do you want ZPAY to keep a history file? Y
  41.   Do you want to interface to Check-It-Out? Y
  42.  
  43. In order for the GL interface to post the check numbers with the entries,
  44. you must run the check printing routine before posting the information
  45. with Check-It-Out's automatic posting feature.
  46.   
  47. This GL program is Check-It-Out from WindSoft International. You will have
  48. to order it through ZPAY in order to get the special version they created
  49. for the interface with ZPAY 3. If you were to order from WindSoft, the
  50. package would not have the interface. Call our order line to order your
  51. copy today. For a Check-It-Out shareware evaluation copy you can also 
  52. call us and request a set of disks for a $10.00 media and shipping fee.
  53.  
  54. ***NEW Nontaxable Deduction for in addition to 401k Plans and such***
  55.  
  56. Deduction number 2, 3 and 4 can also be used as a nontaxable deductions.
  57. These can are used for nontaxable deductions as deduction 1. The set up
  58. for the deductions has been changed.  To set up a deduction to be non-
  59. taxable, press the function key F4 while your cursor is in the deduction
  60. title field on page three of the employer data entry screens. You can
  61. now designate which box on the W2 form the deductions will print in and
  62. you may have a ceiling on the wages that are to be taxed similar to the
  63. FUTA and SDI type of deductions.
  64.  
  65. NOTE: If you set any of these four deductions to be non-taxable you
  66. *MUST NOT* use them as reimbursement type deductions. In simple terms,
  67. you cannot enter negative numbers in a deduction that has been tagged as
  68. exempt from any of the taxes. This will cause your reports to be out of
  69. balance.
  70.  
  71. You should consult with a tax lawyer or knowledgeable CPA in setting up any
  72. nontaxable plans to find out what the tax requirements are for the different
  73. plans.
  74.  
  75. The setup screens for the deductions look like:
  76.  
  77. ------------------------- Page Three of Three Pages ------------------------
  78.                                                                            
  79.              |--------------------------------------------------|          
  80.              |                                                  |          
  81.              |  Deduction one    : Medical                      |          
  82.              |                                                  |           
  83.              |  Deduction two    : Not used                     |          
  84.              |                                                  |          
  85.              |  Deduction three  : Not used                     |          
  86.              |                                                  |          
  87.              |  Deduction four   : Not used                     |          
  88.              |                                                  |          
  89.              |           Press F4 to set up deduction           |          
  90.              |--------------------------------------------------|          
  91.                                                                            
  92.                 Deduction five   : Not used                                
  93.                                                                            
  94.                 Deduction six    : (Non-Employee Pay)                      
  95.                                                                            
  96.                                                                            
  97.                                                                            
  98.                                                                            
  99.      PgUp for Previous Page, PgDn for Next Page, Up-Arrow for Previous,   
  100.      Down-Arrow or Return for Next, F1 & F2 for HELP, F10 to END          
  101.                                                                     Overwrite
  102.  
  103. While in the above screen, press the F4 key to open the configuration window
  104. as shown below. If you want the configuration screen for the second 
  105. deduction, move the cursor to deduction 2 and press F4 and so on down all
  106. fiur configurable deductions.
  107.  
  108. ------------------------ Page Three of Three Pages -------------------------
  109.                                                                            
  110. |----------------------- Deduction 1 Set Up Screen -------------------------|
  111. |                                                                           |
  112. |   To make this a percentage of the gross enter a Y else enter a N: N      |
  113. |   If there is a limit on wages to tax enter that figure:        0.00      |
  114. |   Is deduction exempt from FIT: N                                         |
  115. |   Is deduction exempt from FICA: N                                        |
  116. |   Is deduction exempt from Medicare: N                                    |
  117. |   Is deduction exempt from FUTA: N                                        |
  118. |   Is deduction exempt from SIT: N                                         |
  119. |   Is deduction exempt from SUTA: N                                        |
  120. |   Is deduction exempt from SDI: N                                         |
  121. |   W2 form Box 17 ID Character:                                            |
  122. |   W2 form Box 18 abbreviation:                                            |
  123. |   Shall we check Box 6 for Pension: N                                     |
  124. |   Shall we check Box 6 for Deferred: N                                    |
  125. |        This deduction may be used for a 401k plan type deduction          |
  126. |        and will be reported in box 17 on the W2 form.                     |
  127. |                                                                           |
  128. |                        Press F10 Key to Return                            |
  129. |---------------------------------------------------------------------------|
  130.      PgUp for Previous Page, PgDn for Next Page, Up-Arrow for Previous,      
  131.      Down-Arrow or Return for Next, F1 & F2 for HELP, F10 to END             
  132.                                                                     Overwrite
  133.  
  134. In order for the deductions to appear on the W2 forms, you must enter the
  135. W2 form Box 17 ID character or the W2 form Box 18 abbreviation depending
  136. on where the deduction will be reported. The bottom of the windows will
  137. tell you which box. Deductions one and two will report in box 17 and
  138. three and four in box 18.
  139.  
  140. ***Using checks other than the recommended checks for ZPAY 3***
  141.  
  142. Many have asked if they could use another standard check with the bottom for
  143. the details rather than the checks we designed ZPAY 3 around.  We have added
  144. an option for printing on checks with the plain bottom as well as the
  145. standard 1013 checks that ZPAY 3 uses.  The area format is the same as the
  146. 1013 checks except that the top and bottom have been reversed in printing
  147. position.  We still recommend the 1013 checks for best appearance.
  148.  
  149. ***SDI Tax "name" Changing***
  150.  
  151. Since all states don't use the SDI tax and we've had requests to allow the
  152. user to change the name of this tax on the reports and screens, the feature
  153. has been added.  You can change the three character designation from SDI to
  154. any three letter designation you'd like.  Note:  This deduction appears in
  155. block 18 of the W2 form.
  156.  
  157. ***941 Form Quarterly Report***
  158.  
  159. The 941 work sheet report is a sub-menu selection from the Quarter menu
  160. selection in the reports module.
  161.  
  162. The new 941 form work sheet report in the Quarterly Reports menu requires
  163. some explanation.
  164.  
  165. This report uses data that is written to disk when you perform the
  166. payrolls during a quarter.
  167.  
  168. The Prepare function while entering payroll data checks to see if
  169. the file <filename>.941 exists on the first payroll of a new quarter.
  170. If it does, ZPAY 3 deletes the old file and starts you off fresh.
  171.  
  172. The Post routine now besides posting the payroll to the MTD, QTD and
  173. YTD figures also writes the data to the <filename>.941 file.  The format
  174. of the file is:
  175.  
  176. 01/01/92
  177.      0.00
  178.      0.00
  179.      0.00
  180.      0.00
  181.      0.00
  182.      0.00
  183.      0.00
  184. <repeated then for each payroll run in a quarter>
  185.  
  186. These lines explained:
  187.  
  188. 1. The date of the payroll.
  189. 2. Gross wages subject to federal tax.
  190. 3. Federal tax withheld.
  191. 4. Gross wages subject to FICA wages.
  192. 5. Gross wages subject to FICA tips.
  193. 6. Gross wages subject to Medicare wages.
  194. 7. FICA and Medicare withheld times 2 (what you have paid).
  195. 8. FICA, Medicare & Federal total (what you have paid).
  196.  
  197. As long as you have all of the quarters payrolls run through the system,
  198. and you did not change any payroll information by editing the employee
  199. files, this will create the proper 941 form information.
  200.  
  201. If you had to edit or change payroll data by editing employee figures,
  202. you would have to edit the appropriate payroll in the <filename>.941 file.
  203. This file is an ASCII file and can be edited using a text editor.
  204.  
  205. On the report if there is a figure besides zero for Box number 9, you
  206. should also print on your 941 form the small note that follows that
  207. figure on our work sheet.  This should be printed in the border next to
  208. the Box 9 figure.
  209.  
  210. ***Payroll History File***
  211.  
  212. This report *REQUIRES* that you have a wide carriage printer or a LaserJet
  213. or compatible printer.
  214.  
  215. The History selection will allow you to print payroll information of past 
  216. payrolls.  This new item requires some explanation.
  217.  
  218. Because tracking of all payroll information in a history file will require
  219. added disk space, we've made this function an option.  To turn the option
  220. on, enter the employer edit screens in the edit module.  On page one, there
  221. is a question at the bottom of the screen.  "Do you want ZPAY 3 to keep a
  222. history file?"  If you do, enter a "Y" as your response.
  223.  
  224. The History file is updated each time you run the payroll and Post routine.
  225. This is in the Pay module after entering the Prepare and Enter selections.
  226. If you did not answer "Y" in the screen mentioned above, this file will not
  227. be created and/or updated.  Three files are created:
  228.  
  229. <filename>.HST
  230. <filename>.HXN
  231. <filename>.HXC
  232.  
  233. The <filename> being the name of the "work file" that you are using for
  234. ZPAY 3.
  235.  
  236. When you use the end of year "REWORK" routine, this file will be deleted
  237. and you will start fresh on the new year payroll.
  238.  
  239. Printing the reports is by selecting the History sub-menu selection from
  240. the Reports menu selection of the main menu.
  241.  
  242. You will be asked if you want the print order sorted by code or name. This
  243. is the same as all of the other reports.  Depending on if you selected
  244. code or name, the next screens appearance will differ. If you selected
  245. code, you can limit the selection to one employee by entering that employees
  246. code number.  If you selected by name and wanted a report for only a single
  247. employee, you would enter his/her last name and first name exactly as it
  248. is in the database.  An example would be ZPAY 3's author's name: MAYER for
  249. the last name and PAUL J. for the first.  To print all employees, leave the
  250. name or code empty.
  251.  
  252. Next is the dates that you want this report for.  There is a start printing
  253. with and end printing with entry.  Note that we require you to enter the
  254. dates as year, month and date in the format YY/MM/DD.  This is very important
  255. in order for the selection of records to be made for the report.
  256.  
  257. ***Tax Tables For Oklahoma***
  258.  
  259. Oklahoma is one of those states that does not compute under our normal
  260. state tax table structure.  Just like California, we've made the last
  261. screen in the edit routines special to Oklahoma.  Once you've entered OK
  262. as the state abbreviation, the edit screen will be turned on.  The
  263. information for this screen is found in the Oklahoma tax booklet.
  264.  
  265. ***W2 Form Printing Information***
  266.  
  267. Starting in 1993, ZPAY 3 supports the new 3-up and 4-up condensed W2 forms
  268. for the laser printers.
  269.